5 ideias para organizar uma reunião produtiva

por Pedro Seco

Com o crescimento das empresas e organizações é comum haverem pontos onde o tempo de trabalho não é tão produtivo quanto outros.

No artigo Four paths to a focused organization de Bain & Company e no questionário colocado pela publicação Salary.com a mais de 3200 trabalhadores, chega-se à conclusão que a burocracia e as reuniões em demasia são um dos principais problemas da falta de produtividade. Nesta última, 47% dos inquiridos chegam a responder que as reuniões são a maior perda de tempo do seu dia de trabalho.

Acontece que muitas das vezes tudo se prende com a estruturação das próprias reuniões e não com a reunião em si, pois, estas são ferramentas essenciais na organização de trabalho.

Estas são algumas dicas que pode usar como forma de melhorar os resultados obtidos numa reunião de trabalho:




5 ideias para organizar uma reunião produtiva

1 - Verifique se uma reunião é realmente o que é necessário

Questione a utilidade da reunião e analise se o resultado que pretende pode ser atingido de outras formas, como, por exemplo um email ou uma conversa direta.Em retrospetiva, muitas das reuniões são uma perda de tempo pela forma como foram preparadas. Aumente a qualidade dos resultados que pretende evitando esta situação.




5 ideias para organizar uma reunião produtiva

2 - Envie de antemão os pontos chave da reunião para os respetivos intervenientes.

Quando envia os convites para agendar a reunião deverá sempre enviar também os pontos-chave que pretende ver discutidos nesse encontro, com um sumário claro e conciso do objetivo da mesma.Assim dará tempo suficiente para que os intervenientes consigam preparar as suas intervenções.




5 ideias para organizar uma reunião produtiva

3 - Defina uma hora de fim ou duração

Todos sabemos que é essencial agendar a hora de início de uma reunião. E a hora de fim? É necessário que todos saibam o tempo que necessitam de alocar para o encontro. Não agendando uma hora de fim o que acontece maior parte das vezes são conversas em círculo sem fim que se estendem por largos períodos de tempo até que alguém demonstra necessidade de finalizar a reunião.




5 ideias para organizar uma reunião produtiva

4 - Foque os items mais importantes logo de inicio

Segundo o principio de Pareto, também conhecido como a regra dos 80/20, aprox. 80% dos efeitos vêm de 20% das causas. Garanta desta forma que 20% dos items são discutidos logo de início, pois, se ficar sem tempo já sabe que pelo menos já cobriu 80% do valor da reunião. Além do mais focar os participantes nos assuntos com maior prioridade e importância marca uma posição e ritmo para o restante período da reunião.




5 ideias para organizar uma reunião produtiva

5 - Faça um sumário da reunião no fim da mesma

Reserve os últimos 5 minutos da reunião para criar um sumário dos pontos falados de forma a ter a certeza que todos os participantes estão de acordo com os temas discutidos. Vai assegurar assim que todos têm os mesmos objetivos, sabem o que é necessário, demonstrando que a reunião foi um sucesso.

Da próxima vez que agendar uma reunião já sabe, utilize estas dicas para melhorar o sucesso da mesma.



E consigo, também lhe acontece perder bastante tempo em reuniões? Que sugestões daria para uma melhoria dos processos comunicativos deste formato?





*imagens: freepik.com



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